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Now that you've seen the necessary settings to start using the system in FIRST STEPS, let's go a bit further and introduce the additional settings that will allow you to enjoy all the potential of Team and Field.
APP SETTINGS
To start, let's take a look, in the following content, at important settings that can be made for the use of the TEAM AND FIELD APP by your field team.
These settings will adapt the app to your company's working methods and policies.
STEP BY STEP APP SETTINGS
Your app can be configured at any time through the sidebar by clicking on APP SETTINGS.
The first one refers to the distance radius for performing check-in and check-out at a LOCATION. This is the allowed distance for a collaborator to start or finish their visit. If the check-in or check-out is performed outside this distance, an alert will be issued to the Management Panel. Optionally, it can even be determined that the collaborator must be within the set radius to start their work at the location.
Next, it is also possible to select the moments when the information about the geolocation of your field team will be captured and transmitted to the management panel.
In addition, it is still possible to adjust the photo quality, change the unit of distance, allow the field user to add a new LOCATION to their portfolio, and allow or not the manager to edit mobile device location records.
CUSTOMIZATION OF TEXTS AND COLORS
As a way to further adapt the platform to your business, it is possible to customize the name and some words commonly used daily, constantly present in the Panel and the App.
Moreover, Team and Field allows you to choose the main colors that will be used on your platform, so it aligns with your company's visual identity.
STEP BY STEP CUSTOMIZATION OF TEXTS AND COLORS
To start, go to CUSTOM SETTINGS, where you can change the name TEAM AND FIELD - that appears in your field team's app - to your company's name or another name chosen by you.
It is also possible to change words commonly used on the platform, such as replacing the word LOCATION with POP. Besides it, the words FORM, COLLABORATOR, and SKU can also be customized.
Next, you can go further and insert a logo or image of your choice, which will appear when the login to the app is performed.
Finally, it is possible to customize the two main colors used on the platform so that it reflects your business identity.
GROUPS OF COLLABORATORS CONFIGURATION
With Team and Field, it is possible to create groups of collaborators, and thus use them for task assignment or as a filter for viewing various reports.
You can create as many groups of collaborators as you want, and use them, for example, to group members of your field team who are hierarchically subordinate to a certain supervisor.
STEP BY STEP GROUPS OF COLLABORATORS CONFIGURATION
To configure a Group of Collaborators, you must access MANAGE GROUP OF COLLABORATORS, click on ADD, and give a name to the created group.
Then, select one of the created groups and click on the collaborator column icon. On the next screen, you can add as many users as you want to the selected group.
Once you have a GROUP OF COLLABORATORS, you could, for example, use it when selecting a Collaborator Filter in MANAGE FORMS. Just click on EDIT or ADD a new form.
FILES CONFIGURATION
The field team can easily access various files on their app.
You can use this feature to share relevant information, such as a new price table, a new incentive campaign, or a planogram to be implemented in retail.
All this, very simply and quickly.
STEP BY STEP FILES CONFIGURATION
To send files to your field team, it is necessary to upload them in the management panel, under MANAGE FILES. Once the files are uploaded to the server, they will be immediately available in the app's side menu.
To do this, you must first create one or more CATEGORIES, which will be like folders for organizing the files. You could, for example, create a CATEGORY called "Training" and another called "Technical Sheet."
Once done, just go back to the MANAGE FILES home page, click on ADD, give a name to the file, and upload it so that it is immediately available to your field team that is online.
TYPES OF BREAKS CONFIGURATION
Team and Field has some statuses that indicate the moment of each field team member. They are: “has not yet visited,” “in transit,” “visiting,” or “on break.”
Regarding the latter, there can be various types of breaks. To align the platform with your business's way of operation, it's possible to register them in the system.
STEP BY STEP TYPES OF BREAKS CONFIGURATION
The TYPES OF BREAKS, to be made available in your field team's app, need to be inserted in SETTINGS INTERVAL TYPES. To do this, just click on ADD and give a name to each break, such as “lunch,” “snack,” or “coffee.” You can also use it, for example, to indicate that a field collaborator is participating in an internal activity, like “internal meeting” or “training.”
Once done, the breaks will be available in your field team's app and can be used to indicate moments when collaborators are taking some kind of pause in their routine workday.
LISTS CONFIGURATION
Imagine a MULTIPLE CHOICE question that has dozens of answer options. It would be difficult to display them one below the other in the app, right? This is one of the reasons Team and Field offers the possibility of creating DYNAMIC LISTS.
After creating a LIST, just associate it with the item of the form at the time of its creation. This way, when the user starts filling in an answer in the app, all the options from the list that match what is being written will appear, so he can select which one fits best.
STEP BY STEP LISTS CONFIGURATION
You can create various lists, each with as many items as you want, which can be used for filling out the form.
Doing this, the answer will not be open to any text, nor limited in terms of the number of possibilities, since a dynamic list can contain as many items as necessary.
To use this option, just go to MANAGE LISTS, click on ADD, and then click on the ITEMS column of a selected list. Then, just keep adding each item that will make up your list.
Once created, you can use it in various questions of your form, without having to repeat the insertions of the same names in each question.
For example, a list of your main competitors can be used in form questions that raise information about their promotions, launches, and other activations they are performing in the field.
OTHER SETTINGS
Some other very simple settings are important for the good functioning of the platform, in addition to adjusting it to the reality of your business.
Filling out the PROFILE is important for each person on your team's access to the management panel.
The constant filling and updating of information about the COMPANY are fundamental so that the contact channel with Team and Field functions properly.
In addition to them, the indications of LANGUAGE and LOCATION are necessary so that the system better meets the need of your company.
STEP BY STEP OTHER SETTINGS
Some other basic settings must be made for the proper functioning of the platform. For this, access the left sidebar of your Management Panel at any time.
In PROFILE, the user's information should be filled out, not forgetting to upload the photo.
In COMPANIES, all requested fields should be filled out in the various tabs: COMPANY, MAIN CONTACT, FINANCIAL CONTACT, AND PRIVACY. Remember that it's fundamental to keep this data always updated so that communication can flow better between your company's responsible parties and the Team and Field team.
Following, in the LANGUAGE AND LOCATION item, the language in which the platform will be presented and the time zone to be used should be informed.
Finally, in FUNNEL STATUS, you can optionally define the stages of a sales funnel that can be associated as the status of each of your registered LOCATIONS.
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[PT] SET UP ADICIONAL
Agora que você já viu as configurações necessárias para começar a usar o sistema em PRIMEIROS PASSOS, vamos avançar um pouco mais e apresentar as configurações adicionais que farão você usufruir de todo o potencial do Team and Field.
CONFIGURAÇÕES DO APLICATIVO
Para começar, vamos dar uma olhada, a seguir, em importantes configurações que podem ser feitas para a utilização do APLICATIVO TEAM AND FIELD pela sua equipe de campo.
Estas configurações irão adequar o app a forma de trabalhar e às políticas de sua empresa.
PASSO A PASSO CONFIGURAÇÕES DO APLICATIVO
Seu app pode ser configurado a qualquer momento através da barra lateral, clicando em CONFIGURAÇÕES DO APP.
A primeira delas se refere aos raios de distância para a realização do check in e do check out em um LOCAL. Essa é a distância permitida para que o colaborador inicie ou termine a sua visita. Caso o check in ou o check out sejam realizados fora dessa distância, um alerta será emitido para o Painel Gerencial. Opcionalmente, é possível inclusive determinar que o colaborador esteja obrigatoriamente dentro do raio determinado para conseguir iniciar seu trabalho no local.
Em seguida, também é possível selecionar os momentos em que a informação sobre a geolocalização da sua equipe de campo será capturada e transmitida ao painel gerencial.
Além disso, é possível ainda ajustar a qualidade da foto, alterar a unidade de distância, permitir que o usuário de campo consiga adicionar um novo LOCAL à sua carteira e permitir ou não que o gestor edite registros de localização do dispositivo móvel.
CUSTOMIZAÇÃO DE TEXTOS E DE CORES
Como forma de adaptar ainda mais a plataforma ao seu negócio, é possível customizar o nome e algumas palavras muito utilizadas no dia a dia, constantemente presentes no Painel e no Aplicativo.
Além disso, o Team and Field permite que você escolha as cores principais que serão utilizadas na sua plataforma, de modo que ela fique alinhada com a identidade de visual da sua empresa.
PASSO A PASSO CUSTOMIZAÇÃO DE TEXTOS E DE CORES
Para começar, vá em CONFIGURAÇÕES CUSTOMIZAÇÃO, onde você poderá alterar o nome TEAM AND FIELD - que aparece no app de sua equipe de campo – para o nome da sua empresa ou outro nome escolhido por você.
Também é possível alterar palavras muito usadas na plataforma, como por exemplo substituir a palavra LOCAL por PDV. Além dele, as palavras FORMULÁRIO, COLABORADOR e SKU também podem ser customizadas.
Em seguida, você pode ir além, e inserir um logotipo ou imagem a sua escolha, que aparecerá quando o login no aplicativo for realizado.
Por fim, é possível customizar as duas principais cores usadas na plataforma, de forma a que ela fique com a cara do seu negócio.
CONFIGURAÇÃO GRUPOS DE COLABORADORES
Com o Team and Field é possível criar grupos de colaboradores, e assim utilizá-los para a designação de tarefas ou como filtro de visualização de relatórios diversos.
Você pode criar quantos grupos de colaboradores quiser, e utilizá-los por exemplo para agrupar membros de sua equipe de campo que estejam hierarquicamente subordinados a um certo supervisor.
PASSO A PASSO CONFIGURAÇÃO GRUPOS DE COLABORADORES
Para configurar um Grupo de Colaboradores, você deve acessar GERENCIE GRUPO DE COLABORADORES, clicar em ADICIONAR e dar um nome para o grupo criado.
Em seguida, selecione um dos grupos criados e clique no ícone da coluna de colaboradores. Na tela seguinte você pode adicionar os usuários que quiser ao grupo selecionado.
Uma vez tendo um GRUPO DE COLABORADORES, você poderá, por exemplo, usá-lo ao selecionar um Filtro de Colaborador, em GERENCIE FORMULÁRIOS. Basta clicar em EDITAR ou ADICIONAR novo formulário.
CONFIGURAÇÃO ARQUIVOS
A equipe de campo pode, facilmente, ter acesso a arquivos diversos em seu app.
Você pode usar esse recurso para compartilhar informações relevantes, como uma nova tabela de preço, uma nova campanha de incentivo ou um planograma a ser implementado no varejo.
Tudo isso, de forma muito simples e rápida.
PASSO A PASSO CONFIGURAÇÃO ARQUIVOS
Para enviar arquivos para sua equipe de campo, é necessário fazer o upload no painel gerencial, em GERENCIE ARQUIVOS. Assim que os arquivos subirem para o servidor, eles serão disponibilizados imediatamente no menu lateral do aplicativo.
Para fazê-lo, é preciso primeiro criar uma ou mais CATEGORIAS, que serão como pastas para organização dos arquivos. Você pode, por exemplo, criar uma CATEGORIA chamada “Treinamento” e outra chamada “Ficha Técnica” por exemplo.
Feito isso, basta voltar na página inicial de GERENCIE ARQUIVOS, clicar em ADICIONAR, dar um nome para o arquivo e fazer o seu upload para que ele seja imediatamente disponibilizado para sua equipe de campo que estiver online.
CONFIGURAÇÃO TIPOS DE INTERVALO
O Team and Field possui alguns status que indicam o momento de cada membro da equipe de campo. São eles: “ainda não fez visita”, “em deslocamento”, “em visita” ou “em intervalo”.
Sobre esse último, podem existir diversos tipos de intervalo. Para que a plataforma esteja alinhada com a forma de atuação do seu negócio, é possível cadastrá-los no sistema.
PASSO A PASSO CONFIGURAÇÃO TIPOS DE INTERVALO
Os TIPOS DE INTERVALOS, a serem disponibilizados no aplicativo da sua equipe de campo, precisam ser inseridos em CONFIGURAÇÕES TIPOS DE INTERVALO. Para isso, basta clicar em ADICIONAR e dar um nome para cada intervalo, como por exemplo “almoço”, “lanche” ou “café”. Você também pode, por exemplo, usá-lo para indicar que um colaborador de campo está participando de uma atividade interna, como “reunião interna” ou “treinamento”.
Feito isso, os intervalos passarão a estar disponíveis no aplicativo de sua equipe de campo e poderão ser utilizados para indicar os momentos em que os colaboradores estiverem dando algum tipo de pausa no trabalho rotineiro do seu dia a dia.
CONFIGURAÇÃO LISTAS
Imagine uma questão MÚLTIPLA ESCOLHA que possua dezenas de opções de resposta. Seria difícil tê-las exibidas uma embaixo da outra no aplicativo, certo? Essa é uma das razões para o Team and Field oferecer a possibilidade da criação de LISTAS DINÂMICAS.
Após criar uma LISTA, é só associá-la ao item do formulário no momento de sua criação. Desta forma, quando o usuário começar a preencher uma resposta no aplicativo, irão aparecer todas as opções da lista que combinam com o que estiver sendo escrito, de forma que ele pode selecionar qual delas se encaixa melhor.
PASSO A PASSO CONFIGURAÇÃO LISTAS
Você poderá criar listas diversas, cada uma delas com quantos itens você quiser, que poderão ser usadas para o preenchimento do formulário.
Fazendo isso, a resposta não ficará nem aberta para qualquer texto, e nem limitada quanto a quantidade de possibilidades, uma vez que uma lista dinâmica pode conter quantos itens forem necessários.
Para utilizar essa opção, basta ir em GERENCIE LISTAS, clicar em ADICIONAR, e em seguida clicar na coluna ITENS de uma lista selecionada. Em seguida, basta ir adicionando cada item que irá compor a sua lista.
Uma vez criada, você pode utilizá-la em diversas questões do seu formulário, sem para isso precisar repetir as inserções dos mesmos nomes em cada questão.
Por exemplo, uma lista com seus principais concorrentes pode ser utilizada em questões do formulário que levantem informações sobre suas promoções, lançamentos e outras ativações que eles estejam realizando em campo.
OUTRAS CONFIGURAÇÕES
Algumas outras configurações bastante simples são importantes para o bom funcionamento da plataforma, além da adequação da mesma à realidade do seu negócio.
O preenchimento do PERFIL é importante para o acesso de cada pessoa de sua equipe ao painel gerencial.
O preenchimento e atualização constante das informações sobre a EMPRESA é fundamental para que o canal de contato com o Team and Field funcione adequadamente.
Além deles, são necessárias as indicações do IDIOMA e da LOCALIZAÇÃO para que o sistema atenda melhor à necessidade da sua empresa.
PASSO A PASSO OUTRAS CONFIGURAÇÕES
Algumas outras configurações básicas devem ser feitas para o adequado funcionamento da plataforma. Para isso, acesse a qualquer momento a aba lateral esquerda do seu Painel Gerencial.
Em PERFIL devem ser preenchidas as informações do usuário, sem esquecer do upload da foto.
Em EMPRESAS, devem ser informados todos os campos solicitados nas diversas abas: EMPRESA, CONTATO PRINCIPAL, CONTATO FINANCEIRO E PRIVACIDADE. Lembre-se que é fundamental manter esses dados sempre atualizados para que a comunicação possa fluir melhor entre os responsáveis da sua empresa e a equipe do Team and Field.
Seguindo, no item IDIOMA E LOCALIZAÇÃO, devem ser informados o idioma em que a plataforma será apresentada e o fuso horário a ser utilizado.
Por fim, em STATUS DO FUNIL, você pode, opcionalmente, definir as etapas de um funil de vendas que poderão ser associadas como status de cada um dos seus LOCAIS cadastrados.
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Para comenzar, echemos un vistazo, en el siguiente video, a importantes configuraciones que se pueden realizar para el uso de la APLICACIÓN TEAM AND FIELD por tu equipo de campo.
Estas configuraciones adaptarán la app a la forma de trabajar y a las políticas de tu empresa.
PASO A PASO CONFIGURACIONES DE LA APLICACIÓN
Tu app se puede configurar en cualquier momento a través de la barra lateral, haciendo clic en CONFIGURACIONES DE LA APP.
La primera se refiere a los radios de distancia para realizar el check-in y el check-out en un LUGAR. Esta es la distancia permitida para que el colaborador inicie o termine su visita. Si el check-in o el check-out se realizan fuera de esta distancia, se emitirá una alerta al Panel de Gestión. Opcionalmente, incluso se puede determinar que el colaborador debe estar obligatoriamente dentro del radio determinado para poder iniciar su trabajo en el lugar.
A continuación, también es posible seleccionar los momentos en que se capturará y transmitirá al panel de gestión la información sobre la geolocalización de tu equipo de campo.
Además, aún es posible ajustar la calidad de la foto, cambiar la unidad de distancia, permitir que el usuario de campo pueda añadir un nuevo LUGAR a su cartera y permitir o no que el gestor edite registros de ubicación del dispositivo móvil.
PERSONALIZACIÓN DE TEXTOS Y COLORES
Como forma de adaptar aún más la plataforma a tu negocio, es posible personalizar el nombre y algunas palabras muy utilizadas en el día a día, constantemente presentes en el Panel y en la Aplicación.
Además, Team and Field permite que elijas los colores principales que se utilizarán en tu plataforma, de modo que esté alineada con la identidad visual de tu empresa.
PASO A PASO PERSONALIZACIÓN DE TEXTOS Y COLORES
Para comenzar, ve a CONFIGURACIONES DE PERSONALIZACIÓN, donde podrás cambiar el nombre TEAM AND FIELD - que aparece en la app de tu equipo de campo - por el nombre de tu empresa u otro nombre elegido por ti.
También es posible cambiar palabras muy utilizadas en la plataforma, como por ejemplo sustituir la palabra LUGAR por PDV. Además de ella, las palabras FORMULARIO, COLABORADOR y SKU también pueden ser personalizadas.
A continuación, puedes ir más allá e insertar un logotipo o imagen a tu elección, que aparecerá cuando se realice el login en la aplicación.
Por último, es posible personalizar los dos colores principales utilizados en la plataforma, de modo que refleje la identidad de tu negocio.
CONFIGURACIÓN DE GRUPOS DE COLABORADORES
Con Team and Field es posible crear grupos de colaboradores, y así utilizarlos para la asignación de tareas o como filtro para la visualización de diversos informes.
Puedes crear tantos grupos de colaboradores como quieras, y utilizarlos, por ejemplo, para agrupar a miembros de tu equipo de campo que estén jerárquicamente subordinados a un cierto supervisor.
PASO A PASO CONFIGURACIÓN DE GRUPOS DE COLABORADORES
Para configurar un Grupo de Colaboradores, debes acceder a GESTIONAR GRUPO DE COLABORADORES, hacer clic en AGREGAR y dar un nombre al grupo creado.
Luego, selecciona uno de los grupos creados y haz clic en el icono de la columna de colaboradores. En la siguiente pantalla, puedes añadir a los usuarios que quieras al grupo seleccionado.
Una vez que tengas un GRUPO DE COLABORADORES, podrías, por ejemplo, utilizarlo al seleccionar un Filtro de Colaborador, en GESTIONAR FORMULARIOS. Solo haz clic en EDITAR o AGREGAR un nuevo formulario.
CONFIGURACIÓN DE ARCHIVOS
El equipo de campo puede acceder fácilmente a diversos archivos en su app.
Puedes usar esta característica para compartir información relevante, como una nueva tabla de precios, una nueva campaña de incentivos o un planograma a implementar en el retail.
Todo esto, de forma muy simple y rápida.
PASO A PASO CONFIGURACIÓN DE ARCHIVOS
Para enviar archivos a tu equipo de campo, es necesario hacer la carga en el panel de gestión, en GESTIONAR ARCHIVOS. Una vez que los archivos se suban al servidor, estarán disponibles inmediatamente en el menú lateral de la aplicación.
Para hacerlo, primero debes crear una o más CATEGORÍAS, que serán como carpetas para la organización de los archivos. Podrías, por ejemplo, crear una CATEGORÍA llamada "Capacitación" y otra llamada "Ficha Técnica".
Hecho esto, solo vuelve a la página inicial de GESTIONAR ARCHIVOS, haz clic en AGREGAR, da un nombre al archivo y haz la carga para que esté inmediatamente disponible para tu equipo de campo que esté en línea.
CONFIGURACIÓN DE TIPOS DE INTERVALO
Team and Field tiene algunos estados que indican el momento de cada miembro del equipo de campo. Son ellos: “aún no ha hecho visita”, “en desplazamiento”, “en visita” o “en intervalo”.
Sobre este último, pueden existir diversos tipos de intervalo. Para que la plataforma esté alineada con la forma de actuar de tu negocio, es posible registrarlos en el sistema.
PASO A PASO CONFIGURACIÓN DE TIPOS DE INTERVALO
Los TIPOS DE INTERVALOS, que se deben disponibilizar en la aplicación de tu equipo de campo, necesitan ser insertados en CONFIGURACIÓN TIPOS DE INTERVALO. Para ello, basta con hacer clic en AGREGAR y dar un nombre a cada intervalo, como por ejemplo “almuerzo”, “merienda” o “café”. También puedes, por ejemplo, usarlo para indicar que un colaborador de campo está participando en una actividad interna, como “reunión interna” o “capacitación”.
Hecho esto, los intervalos pasarán a estar disponibles en la aplicación de tu equipo de campo y podrán ser utilizados para indicar los momentos en que los colaboradores estén tomando algún tipo de pausa en el trabajo rutinario de su día a día.
CONFIGURACIÓN DE LISTAS
Imagina una pregunta de ELECCIÓN MÚLTIPLE que tenga decenas de opciones de respuesta. Sería difícil tenerlas exhibidas una debajo de la otra en la aplicación, ¿verdad? Esta es una de las razones por las que Team and Field ofrece la posibilidad de crear LISTAS DINÁMICAS.
Tras crear una LISTA, solo asóciala al ítem del formulario en el momento de su creación. De esta forma, cuando el usuario comience a llenar una respuesta en la aplicación, aparecerán todas las opciones de la lista que coincidan con lo que se está escribiendo, de modo que pueda seleccionar cuál de ellas encaja mejor.
PASO A PASO CONFIGURACIÓN DE LISTAS
Podrás crear diversas listas, cada una con tantos ítems como quieras, que podrán ser utilizadas para el llenado del formulario.
Haciendo esto, la respuesta no quedará ni abierta para cualquier texto, ni limitada en cuanto a cantidad de posibilidades, ya que una lista dinámica puede contener tantos ítems como sean necesarios.
Para utilizar esta opción, basta con ir a GESTIONAR LISTAS, hacer clic en AGREGAR y luego hacer clic en la columna ITENS de una lista seleccionada. A continuación, solo ve añadiendo cada ítem que compondrá tu lista.
Una vez creada, puedes usarla en diversas preguntas de tu formulario, sin necesidad de repetir las inserciones de los mismos nombres en cada pregunta.
Por ejemplo, una lista con tus principales competidores puede ser utilizada en preguntas del formulario que levanten información sobre sus promociones, lanzamientos y otras activaciones que estén realizando en campo.
OTRAS CONFIGURACIONES
Algunas otras configuraciones bastante simples son importantes para el buen funcionamiento de la plataforma, además de la adecuación de la misma a la realidad de tu negocio.
El llenado del PERFIL es importante para el acceso de cada persona de tu equipo al panel de gestión.
El llenado y actualización constante de la información sobre la EMPRESA es fundamental para que el canal de contacto con Team and Field funcione adecuadamente.
Además de ellos, son necesarias las indicaciones del IDIOMA y la UBICACIÓN para que el sistema atienda mejor la necesidad de tu empresa.
PASO A PASO OTRAS CONFIGURACIONES
Algunas otras configuraciones básicas deben hacerse para el adecuado funcionamiento de la plataforma. Para ello, accede en cualquier momento a la barra lateral izquierda de tu Panel de Gestión.
En PERFIL deben llenarse las informaciones del usuario, sin olvidar la carga de la foto.
En EMPRESAS, deben informarse todos los campos solicitados en las diversas pestañas: EMPRESA, CONTACTO PRINCIPAL, CONTACTO FINANCIERO Y PRIVACIDAD. Recuerda que es fundamental mantener estos datos siempre actualizados para que la comunicación pueda fluir mejor entre los responsables de tu empresa y el equipo de Team and Field.
Siguiendo, en el ítem IDIOMA Y UBICACIÓN, deben informarse el idioma en que se presentará la plataforma y la zona horaria que se utilizará.
Por último, en ESTADO DEL EMBUDO, puedes, opcionalmente, definir las etapas de un embudo de ventas que podrán ser asociadas como estado de cada uno de tus LUGARES registrados.
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