[EN] FIRST STEPS

Team and Field is a complete and easy-to-use platform, but for it to function properly, it is necessary to perform a setup that is aligned with the workflow of your field team and the tasks to be performed.

Keeping in mind the objectives of your field execution, only a few steps are required for your team to have a powerful tool in their hands.

 

1. USER CREATION

Firstly, it is necessary to create the USERS who will use the management dashboard, the application, or both. Each of these users corresponds to a license for using Team and Field.

This is done on the left sidebar of your screen, as explained below.

 

STEP BY STEP USER CREATION

System users are the people who will have access to the Management Dashboard or the Team and Field App. In some cases, the user may have access to both.

Creating a user can be done by accessing the side menu at any time. To do this, just go to USERS, and then CREATE USER.

The screen that then appears should be filled in with the requested information. Remember that the information must be correct so that your employee can have access to the system.

An innovation of Team and Field is the field that indicates whether the registered person has reduced mobility. If so, their portfolio of locations will consist only of locations with appropriate accessibility.

 

2. CREATION OF WORKSPACES AND OPERATIONS

According to your external operations, you may create one or more operations. Each operation can have as many forms as necessary for the completion of your tasks and information gathering.

Optionally, if it is of interest to your business, you can also create a new workspace whenever necessary, as they are completely independent environments where you can organize new Operation.

For example, an agency might have a workspace for each of its clients. A distributor might have a workspace for each industry it works with. A shopping center operator might have a workspace for each of its malls, and so on.

See below how this can be done.

 

STEP BY STEP CREATION OF WORKSPACES AND OPERATIONS

Your platform already comes with a first workspace created. For many companies, this workspace will be enough for the management of their field executions.

Therefore, the creation of a new workspace should be considered according to the needs of each business.

If its creation is necessary, it can be done on the homepage that appears to you as soon as you log in to the platform.

On this page, just click on ADD, choose a name for the workspace to be created, and then SAVE.

There, you now have a new environment that will be very useful for organizing Operations that you wish to keep totally independent from each other.

 

3. REGISTRATION OF LOCATIONS

Your field executions always occur at some LOCATION, whether it be a retail store, an event, a shopping center, or even a public area.

Therefore, it is necessary that LOCATIONS are entered into the platform, with this registration being carried out within each WORKSPACE.

Select an existing WORKSPACE so that you can add LOCATIONS, as detailed below.

 

STEP BY STEP REGISTRATION OF LOCATIONS

Inputting locations is done in each workspace and is used only in the workspace where it is registered.

Therefore, select the workspace of your interest, and then click on LOCATIONS. A small screen will open, and at the top, you will see the word LOCATIONS and at the bottom some columns with characteristics that you can register according to your business. These will be used to filter locations whenever necessary, by zoning criteria, profile, nomenclature, and others.

On this small screen, click again on LOCATIONS, and then on ADD.

The following screen contains all the fields for entering information about the location being registered. Not all of them are mandatory, and you should pay special attention to the input of your address, so it appears correctly on the map.

Notice that the fields at the bottom of the form relate to the characteristics of each location. This filling is optional, serving to qualify and segment the registered location according to the criteria of your business if necessary.

 

4. REGISTRATION OF SKUs

Many companies, especially those in the consumer goods industries, have various products (or SKUs) to be managed in their field executions. These products usually have a brand and are part of a category and a product line.

For example, the 350 ml Can Coca Cola Zero SKU is part of the Beverages category, within the Soft Drinks product line, and of the Coca-Cola brand.

To work with your company's SKUs on the platform's forms, it's necessary to register each of them. If interested, you can even register SKUs from competitors. This way, it will be possible to associate any question from the form with the SKUs of interest.

 

STEP BY STEP REGISTRATION OF SKUs

Registering SKUs is done within each workspace since each is independent of the others.

Go to the desired workspace, and you will see that just below the information boxes there is a small menu with three items: Operations, Locations, and Products.

Click on PRODUCTS. A small screen will open, and it is there that information about your products should be inputted.

Start by adding the brands, product lines, and categories of interest. For example, you could register categories such as "hygiene," "dairy," "bakery," or "beverages." Within a "hygiene" category, there could be product lines like "soaps," "shampoos," "toothbrushes," or "deodorants," for example.

Next, go to SKUs and click on ADD. In the screen that opens, enter the name of your SKU, such as: Nivea Lavender Bar Soap 85 grams. Provide the brand, product line, and category of the SKU. Finally, indicate whether it is your own product or a competitor's, and upload a photo of it.

 

5. CREATION OF PORTFOLIOS AND ROUTES

Continuing with the First Steps, the following settings occur on the homepage of an already created Operation.

There, on the HOME page of the OPERATION, you should use the MANAGE menu to insert the PORTFOLIO of locations under the responsibility of each of your field team members, as well as their VISIT ROUTES, in case they have a schedule of planned locations to visit.

 

STEP BY STEP CREATION OF PORTFOLIOS AND ROUTES

Once users have been created and the locations that are part of the operation have been inputted, you will need to assign the locations to the responsible users.
 
You have two options to do this: in MANAGE VISITS or in MANAGE PORTFOLIOS.
 
In MANAGE VISITS, you select a team member and access their visit schedule. This way, you will be able to view the VISIT calendar of the selected person.
 
Then, simply add the visits, location by location, specifying their frequency. Also, provide the start date of the VISITS, and if there is an end date, it should also be included.
 
By doing this, the system adds each location to the calendar and automatically creates a PORTFOLIO with the name of the team member, where the location is also automatically inserted.
 
If your team does not work with a predetermined visit schedule, you can follow another path: creating a PORTFOLIO for each team member in MANAGE PORTFOLIOS.
 
Each PORTFOLIO consists of a set of locations and should be assigned to a responsible team member. If this person goes on vacation or changes roles, it is easy to assign a new member responsible for the portfolio.
 
Once a portfolio is created and assigned to a team member, they can access any location in it at any time to carry out visits according to their fieldwork

 

6. FORM CONSTRUCTION

The next step is crucial for your operation: the creation of a form, which is customizable according to the needs of your business and the ongoing operation.

You can create as many forms as you want and organize each of them with the items that will direct the workflow and the tasks to be performed by your field team.

 

STEP BY STEP FORM CONSTRUCTION

You can create and customize as many forms as you want in “Manage Forms,” by clicking on “add.”

In the opened screen, provide a name for the form, indicate whether it is mandatory and what the frequency of its execution will be (which can be on all visits, every “X” visits, or only on visits on a specific day of the week).

You should also indicate whether the same form can be answered only once, or more than once per visit.

If necessary, you can create location filters so that the form is only made available at locations that meet the defined criteria. This filter can be either the name of a location or its geographical area or profile.

Optionally, it is also possible to create a filter by employee or group of employees, in case you want to direct the created form in this manner.

 

7. CREATION OF FORM QUESTIONS

For each item of the form, you should define the best "type of answer," choosing from formats like text, number, photo, signature, multiple-choice response, and much more.

Moreover, ideally, whenever possible, you can choose qualitative "types of answers," such as price, stock, shelf share, among others. This will ensure that the information reports on the dashboard are of even higher quality.

 

STEP BY STEP CREATION OF FORM QUESTIONS

Each question in every created form can be customized according to the workflow of your field operation and the planning of tasks to be performed.

Choose one of the created forms and click on the icon in the QUESTIONS column. Then click on ADD.

In the box with the TYPES OF ANSWERS, it is necessary to select the one that best fits the item of the form being created.

The TYPES OF ANSWERS can be more general, like TEXT, NUMBER, and PERCENTAGE, for example; or more qualitative, like PRICE, STOCK, and SHELF SHARE. Always prefer to use a qualitative TYPE OF ANSWER, as this will enable the construction of smarter reports. For example, if the item is related to STOCK, select the STOCK TYPE OF ANSWER, not QUANTITY.

For the use of “SKU LIST” and “BRANDS LIST” TYPES OF ANSWER, they must have been previously registered on the platform.

After choosing the TYPE OF ANSWER, a new screen will open, where it will be necessary to insert the descriptive of the question, such as: “Take a picture of the promotion,” in addition to other requested information.

Depending on the TYPE OF ANSWER, you may link some SKU to it, define a validation, or attach a file that will appear next to the question in the field employee’s app.

Explore each of the TYPES OF ANSWER to be able to select the one that best meets each question of your form.

 

CONCLUSION

With the steps provided above, you can quickly start using your platform. Of course, some additional configurations may still need to be made for you to fully benefit from Team and Field. If you want to learn more, just access ADDITIONAL SETUP for
further information.
 
 
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[PT] PRIMEIROS PASSOS

O Team and Field é uma plataforma completa e fácil de usar, mas para que ele funcione adequadamente, é necessário realizar um set up que esteja alinhado com o fluxo de trabalho de sua equipe de campo e as tarefas a serem realizadas.

Tendo em mente os objetivos de sua execução em campo, serão necessários apenas alguns passos para que sua equipe tenha uma poderosa ferramenta em suas mãos.

 

1. CRIAÇÃO DE USUÁRIOS

Em primeiro lugar, é precisar criar os USUÁRIOS que utilizarão o painel gerencial, o aplicativo, ou ambos. Cada um desses usuários corresponde a uma licença de uso do Team and Field.

Isso é feito na barra lateral esquerda da sua tela, conforme explicado a seguir. 

 

PASSO A PASSO CRIAÇÃO USUÁRIOS

Os usuários do sistema são as pessoas que terão acesso ao Painel Gerencial ou ao Aplicativo do Team and Field. Em alguns casos, o usuário poderá ter acesso a ambos.

A criação de um usuário pode ser feita acessando o menu lateral a qualquer momento. Para isso, basta ir em USUÁRIOS, e em seguida CRIAR USUÁRIO.

A tela que aparecerá em seguida deve, então ser preenchida com os dados solicitados. Lembre-se que as informações devem estar corretas para que seu colaborador possa ter acesso ao sistema.

Uma inovação do Team and Field é o campo que indica se a pessoa cadastrada possui mobilidade reduzida. Caso possua, sua carteira de locais será composta apenas por locais com acessibilidade adequada.

 

2. CRIAÇÃO DE WORKSPACES E OPERAÇÕES

De acordo com as suas operações externas, você poderá criar uma ou mais operações. Cada uma das operações poderá ter quantos formulários forem necessários para a realização de suas tarefas e levantamentos de informações.

Opcionalmente, caso seja interessante para o seu negócio, também é possível criar um novo workspace sempre que necessário, pois eles são ambientes totalmente independentes onde você poderá organizar novas Operações.

Uma agência, por exemplo, pode ter um workspace para cada um de seus clientes. Uma distribuidora também pode ter um workspace para cada indústria com a qual trabalha. Uma operadora de shopping center pode ter um workspace para cada um de seus centros comerciais, e assim por diante.

Veja a seguir como isso pode ser feito.

 

PASSO A PASSO CRIAÇÃO DE WORKSPACES E OPERAÇÕES

A sua plataforma já vem com um primeiro workspace criado. Para muitas empresas, esse workspace será suficiente para a gestão de suas execuções em campo.

Portanto, a criação de um novo workspace deve ser pensado de acordo com as necessidades de cada negócio.

Caso seja necessária a sua criação, ela pode ser feita na página inicial que aparece para você, logo que o login na plataforma é realizado.

Nessa página, basta clicar em ADICIONAR, escolher um nome para o workspace a ser criado, e em seguida GRAVAR.

Pronto, você já tem um novo ambiente que será muito útil para a organização de Operações que você deseje manter totalmente independente umas das outras.

 

3. CADASTRO DE LOCAIS

Suas execuções em campo ocorrem sempre em algum LOCAL, seja ele por exemplo um varejo, um evento, um shopping ou mesmo uma área pública.

É necessário, portanto, que os LOCAIS sejam inseridos na plataforma, sendo esse cadastro realizado dentro de cada WORKSPACE.

Selecione um WORKSPACE existente para que você possa adicionar os LOCAIS, conforme detalhado abaixo.

 

PASSO A PASSO CADASTRO DE LOCAIS

O input dos locais é realizado em cada workspace, sendo utilizado apenas no workspace em que ele for cadastrado.

Selecione, portanto, o workspace de seu interesse, e em seguida clique em LOCAIS. Uma pequena tela se abrirá e você verá na parte superior a palavra LOCAIS e na parte inferior algumas colunas com as características que você poderá cadastrar de acordo com o seu negócio. São elas que serão usadas para filtrar os locais sempre que necessário, por critérios de zoneamento, perfil, nomenclatura e outros.

Nesta tela pequena, clique novamente em LOCAIS, e em seguida em ADICIONAR.

A tela a seguir contém todos os campos para preenchimento das informações sobre o local que está sendo cadastrado. Nem todos eles são obrigatórios, e você deve ficar atendo principalmente ao input do seu endereço, para ele aparecer corretamente no mapa.

Perceba que os campos na parte inferior do formulário são referentes às características de cada local. Esse preenchimento é opcional, servindo para qualificar e segmentar o local cadastrado conforme os critérios do seu negócio, caso seja necessário.

 

4. CADASTRO DE SKUs

Muitas empresas, principalmente as indústrias de bens de consumo, possuem diversos produtos (ou SKUs) a serem trabalhados em suas execuções de campo. Esses produtos geralmente têm uma marca, e fazem parte de uma categoria e de uma linha de produtos.

Por exemplo, o SKU Coca Cola Zero em Lata de 350 ml faz parte da categoria de Bebidas, da linha de produtos Refrigerantes, da marca Coca-Cola.

Para trabalhar os SKUs de sua empresa nos formulários da plataforma, é necessário realizar o cadastro de cada um deles. Se interessar, você pode inclusive cadastrar SKUs da concorrência. Desta forma será possível associar qualquer questão do formulário aos SKUs de interesse.

 

PASSO A PASSO CADASTRO DE SKUs

O cadastramento de SKUs é feito no âmbito de cada workspace, uma vez que cada um deles é independente dos demais.

Vá ao workspace desejado, e veja que logo abaixo dos boxes informativos existe um pequeno menu com três itens: Operações, Locais e Produtos.

Clique em PRODUTOS. Uma pequena tela se abrirá, e é ali que as informações sobre seus produtos deverão ser imputadas.

Comece adicionando as marcas, as linhas de produto e as categorias que lhe interessam. Por exemplo, você pode cadastrar categorias como “higiene”, “laticínios”, “padaria” ou “bebidas”. Em uma categoria de “higiene”, pode haver linhas de produto como “sabonetes”, “xampus”, “escova de dente” ou “desodorante” por exemplo.

A seguir, entre em SKUs e clique em ADICIONAR. Na tela aberta, insira o nome do seu SKU, como, por exemplo: sabonete em barra Nivea Lavanda 85 gramas. Informe a marca, linha de produto e categoria do SKU. Por fim, indique se é um produto próprio ou da concorrência, e suba uma foto dele.  

 

5. CRIAÇÃO DE CARTEIRA E ROTEIROS

Seguindo com o Primeiros Passos, as configurações seguintes ocorrem na página inicial de uma AÇÃO já criada.

Ali na HOME da Ação, você deve utilizar o menu GERENCIE para inserir a CARTEIRA de locais sob responsabilidade de cada um dos seus membros de sua equipe de campo, assim como os seus ROTEIROS DE VISITAS, caso eles tenham uma programação de locais planejados para serem visitados.

 

PASSO A PASSO CRIAÇÃO DE CARTEIRA E ROTEIROS

Uma vez criados os usuários e imputados os locais que fazem parte da ação, você precisará atribuir os locais aos usuários responsáveis por eles.
 
Você tem duas opções para fazer isso: em GERENCIE VISITAS ou em GERENCIE CARTEIRAS.
 
Em GERENCIE VISITAS, você escolhe um colaborador e acessa sua agenda de visitas. Desta forma, será possível visualizar o calendário de VISITAS da pessoa selecionada.
 
Em seguida, é só ir adicionando as visitas, local por local, informando a sua frequência. Informe ainda a data de início das VISITAS, e caso exista uma data de término, ela também deverá ser informada.
 
Ao fazer isso, o sistema insere cada local no calendário e cria automaticamente uma CARTEIRA com o nome do colaborador, onde o local também é inserido automaticamente.
 
Caso sua equipe não trabalhe com um roteiro de visitas pré-determinado, você pode seguir outro caminho: o de criar uma CARTEIRA para cada colaborador em GERENCIE CARTEIRAS.
 
Cada CARTEIRA é composta por um conjunto de locais, e deverá ser atribuída a um colaborador responsável. Caso essa pessoa entre de férias ou mude de função, é possível facilmente designar um novo membro responsável pela carteira.
 
Uma vez criada uma carteira e designada a um colaborador, este poderá acessar qualquer local ali existente, a qualquer momento, para a realização de visitas de acordo com seu trabalho em campo.

 

6. CONSTRUÇÃO DE FORMULÁRIOS

O passo seguinte é fundamental para a sua operação: A criação de um formulário, que é customizável de acordo com as necessidades do seu negócio e a ação em andamento.

Você pode criar quantos formulário quiser e organizar cada um deles com os itens que irão direcionar o fluxo de trabalho e as tarefas a serem executadas pela sua equipe de campo.

 

PASSO A PASSO CONSTRUÇÃO DE FORMULÁRIOS

Você pode criar e customizar quantos formulários quiser em “Gerencie Formulários”, clicando em “adicionar”.

Na tela aberta, informe um nome para o formulário, indique se ele é obrigatório e qual a frequência de sua execução (que pode ser em todas as visitas, a cada “X” visitas ou apenas nas visitas em determinado dia da semana).

Você também deve indicar se o mesmo formulário poderá ser respondido apenas uma, ou mais de uma vez em cada visita.

Caso haja necessidade, você pode criar filtros de locais para que o formulário seja disponibilizado apenas em locais que atendam aos critérios definidos. Esse filtro pode ser tanto o nome de um local quanto sua área geográfica ou seu perfil.

Também é possível, opcionalmente, criar um filtro por colaborador ou grupo de colaboradores, caso você queira direcionar o formulário criado dessa maneira.

 

7. CRIAÇÃO DAS QUESTÕES DOS FORMULÁRIOS

Para cada item do formulário, você deverá definir o melhor “tipo de resposta”, podendo escolher formatos tipo texto, número, foto, assinatura, reposta múltipla escolha e muito mais.

Além disso, idealmente, sempre que possível você pode escolher “tipos de respostas” qualitativas, como preço, estoque, share de gôndola, entre outros. Isso permitirá que os relatórios de informações no painel tenham ainda mais qualidade.

 

PASSO A PASSO CRIAÇÃO DE QUESTÕES DOS FORMULÁRIOS

Cada pergunta, em cada formulário criado, poderá ser customizada de acordo com o fluxo de trabalho da sua operação em campo e com o planejamento de tarefas a serem realizadas.

Escolha um dos formulários criados e clique no ícone da coluna de PERGUNTAS. Em seguida clique em ADICIONAR.

No quadro com os TIPOS DE RESPOSTAS, é necessário selecionar aquela que mais se encaixa ao item do formulário que está sendo criado.

Os TIPOS DE RESPOSTAS podem ser mais gerais, como TEXTO, NÚMERO E PERCENTUAL por exemplo; ou mais qualitativas, como PREÇO, ESTOQUE e SHARE DE GÔNDOLA. Dê sempre preferência a usar um TIPO DE RESPOSTA qualitativo, pois com isso será possível a construção de relatórios mais inteligentes. Por exemplo, se o item for relativo a ESTOQUE, selecione o TIPO DE RESPOSTA ESTOQUE, e não QUANTIDADE.

Para a utilização dos TIPOS DE RESPOSTA “LISTA SKU” e “LISTA MARCAS”, eles deverão ter sido previamente cadastrados na plataforma.

Após a escolha do TIPO DE RESPOSTA, uma nova tela se abrirá, onde será necessário inserir o descritivo da questão, como por exemplo: “Tire uma foto da promoção”, além de outras informações solicitadas.

Dependendo do TIPO DE RESPOSTA, você poderá atrelar algum SKU à mesma, definir uma validação ou anexar arquivo que aparecerá junto à questão no app do colaborador em campo.

Explore cada um dos TIPOS DE RESPOSTA para poder selecionar aquele que mais atende a cada questão do seu formulário.

 

CONCLUSÃO

Com os passos dados acima, já é possível começar a utilizar rapidamente a sua plataforma. É claro que algumas configurações adicionais ainda poderão e deverão ser feitas para que você possa aproveitar o máximo do Team and Field. Se quiser conhecer mais, é só acessar SET UP ADICIONAL - para ter mais informações.

 

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[ES] PRIMEROS PASOS

Team and Field es una plataforma completa y fácil de usar, pero para que funcione correctamente, es necesario realizar una configuración que esté alineada con el flujo de trabajo de su equipo de campo y las tareas a realizar.

Teniendo en cuenta los objetivos de su ejecución en campo, solo se requieren algunos pasos para que su equipo tenga una herramienta poderosa en sus manos.

 

1. CREACIÓN DE USUARIOS

En primer lugar, es necesario crear los USUARIOS que utilizarán el panel de gestión, la aplicación, o ambos. Cada uno de estos usuarios corresponde a una licencia de uso de Team and Field.

Esto se realiza en la barra lateral izquierda de su pantalla, como se explica a continuación.

 

PASO A PASO CREACIÓN DE USUARIOS

Los usuarios del sistema son las personas que tendrán acceso al Panel de Gestión o a la Aplicación de Team and Field. En algunos casos, el usuario puede tener acceso a ambos.

La creación de un usuario se puede realizar accediendo al menú lateral en cualquier momento. Para ello, simplemente ve a USUARIOS, y luego CREA USUARIO.

La pantalla que aparecerá a continuación debe llenarse con los datos solicitados. Recuerda que la información debe ser correcta para que tu empleado pueda tener acceso al sistema.

Una innovación de Team and Field es el campo que indica si la persona registrada tiene movilidad reducida. Si es así, su cartera de ubicaciones consistirá solo en ubicaciones con accesibilidad adecuada.

 

2. CREACIÓN DE WORKSPACES Y OPERACIONES

De acuerdo con sus operaciones externas, puede crear una o más operaciones. Cada Operación puede tener tantos formularios como sean necesarios para la realización de sus tareas y la recopilación de información.

Opcionalmente, si es de interés para su negocio, también puede crear un nuevo espacio de trabajo siempre que sea necesario, ya que son entornos completamente independientes donde puede organizar nuevas Operaciones.

Por ejemplo, una agencia podría tener un workspace para cada uno de sus clientes. Un distribuidor podría tener un workspace para cada industria con la que trabaja. Un operador de centro comercial podría tener un workspace para cada uno de sus centros comerciales, y así sucesivamente.

Vea a continuación cómo se puede hacer esto.

 

PASO A PASO CREACIÓN DE WORKSPACES Y OPERACIONES

Tu plataforma ya viene con un primer workspace creado. Para muchas empresas, este espacio de trabajo será suficiente para la gestión de sus ejecuciones en campo.

Por lo tanto, la creación de un nuevo workspace debe considerarse según las necesidades de cada negocio.

Si es necesario crearlo, se puede hacer en la página de inicio que aparece tan pronto como inicias sesión en la plataforma.

En esta página, simplemente haz clic en AÑADIR, elige un nombre para el workspace que se creará y luego GUARDAR.

Listo, ahora tienes un nuevo entorno que será muy útil para organizar Operaciones que desees mantener totalmente independientes entre sí.

 

3. REGISTRO DE UBICACIONES

Sus ejecuciones en campo siempre ocurren en alguna UBICACIÓN, ya sea por ejemplo un comercio minorista, un evento, un centro comercial o incluso un área pública.

Por lo tanto, es necesario que las UBICACIONES se ingresen en la plataforma, y este registro se realiza dentro de cada ESPACIO DE TRABAJO.

Seleccione un WORKSPACE existente para que pueda agregar UBICACIONES, según se detalla a continuación.

 

PASO A PASO REGISTRO DE UBICACIONES

La entrada de ubicaciones se realiza en cada espacio de trabajo y se utiliza solo en el workspace donde se registra.

Por lo tanto, selecciona el workspace de tu interés y luego haz clic en UBICACIONES. Se abrirá una pequeña pantalla y en la parte superior verás la palabra UBICACIONES y en la parte inferior algunas columnas con características que puedes registrar según tu negocio. Estas se utilizarán para filtrar las ubicaciones cuando sea necesario, por criterios de zonificación, perfil, nomenclatura y otros.

En esta pequeña pantalla, haz clic nuevamente en UBICACIONES y luego en AÑADIR.

La siguiente pantalla contiene todos los campos para ingresar información sobre la ubicación que se está registrando. No todos son obligatorios, y debes prestar especial atención a la entrada de tu dirección, para que aparezca correctamente en el mapa.

Observa que los campos en la parte inferior del formulario se relacionan con las características de cada ubicación. Este llenado es opcional, sirviendo para calificar y segmentar la ubicación registrada según los criterios de tu negocio si es necesario.

 

4. REGISTRO DE SKUs

Muchas empresas, especialmente aquellas en las industrias de bienes de consumo, tienen varios productos (o SKUs) para ser gestionados en sus ejecuciones de campo.Estos productos generalmente tienen una marca y son parte de una categoría y una línea de productos.

Por ejemplo, el SKU de Coca Cola Zero en Lata de 350 ml es parte de la categoría de Bebidas, dentro de la línea de productos de Refrescos, y de la marca Coca-Cola.

Para trabajar con los SKUs de su empresa en los formularios de la plataforma, es necesario registrar cada uno de ellos. Si le interesa, incluso puede registrar SKUs de competidores. De esta manera, será posible asociar cualquier pregunta del formulario con los SKUs de interés.

 

PASO A PASO REGISTRO DE SKUs

El registro de SKUs se realiza dentro de cada espacio de trabajo, ya que cada uno es independiente de los demás.

Ve al espacio de trabajo deseado, y verás que justo debajo de los cuadros informativos hay un pequeño menú con tres ítems: Operaciones, Ubicaciones y Productos.

Haz clic en PRODUCTOS. Se abrirá una pequeña pantalla, y es allí donde se deben ingresar las informaciones sobre tus productos.

Comienza agregando las marcas, líneas de producto y categorías que te interesen. Por ejemplo, podrías registrar categorías como "higiene," "lácteos," "panadería" o "bebidas." Dentro de una categoría de "higiene," podría haber líneas de producto como "jabones," "champús," "cepillos de dientes" o "desodorantes," por ejemplo.

A continuación, ve a SKUs y haz clic en AÑADIR. En la pantalla que se abre, ingresa el nombre de tu SKU, como por ejemplo: Jabón de Barra Nivea Lavanda 85 gramos. Proporciona la marca, línea de producto y categoría del SKU. Finalmente, indica si es un producto propio o de la competencia, y sube una foto de él.

 

5. CREACIÓN DE CARTERAS Y RUTAS

Continuando con los Primeros Pasos, las siguientes configuraciones ocurren en la página de inicio de una OPERACIÓN ya creada.

Allí, en la HOME de la OPERACIÓN, debes usar el menú GESTIONAR para insertar la CARTERA de ubicaciones bajo la responsabilidad de cada uno de los miembros de tu equipo de campo, así como sus RUTAS DE VISITAS, en caso de que tengan un programa de lugares planeados para visitar.

 

PASO A PASO CREACIÓN DE CARTERAS Y RUTAS

Una vez creados los usuarios y registrados los lugares que forman parte de la Operación, será necesario asignar los lugares a los usuarios responsables.
 
Tienes dos opciones para hacer esto: en GESTIONAR VISITAS o en GESTIONAR CARTERAS.
 
En GESTIONAR VISITAS, seleccionas un miembro del equipo y accedes a su agenda de visitas. De esta manera, podrás ver el calendario de VISITAS de la persona seleccionada.
 
Luego, simplemente agrega las visitas, lugar por lugar, especificando su frecuencia. Además, proporciona la fecha de inicio de las VISITAS, y si hay una fecha de finalización, también debe incluirse.
 
Al hacer esto, el sistema agrega cada lugar al calendario y crea automáticamente una CARTERA con el nombre del miembro del equipo, donde el lugar también se inserta automáticamente.
 
Si tu equipo no trabaja con un cronograma de visitas predeterminado, puedes seguir otro camino: crear una CARTERA para cada miembro del equipo en GESTIONAR CARTERAS.
 
Cada CARTERA está compuesta por un conjunto de lugares y debe ser asignada a un miembro del equipo responsable. Si esta persona se va de vacaciones o cambia de función, es fácil asignar a un nuevo miembro responsable de la cartera.
 
Una vez que se crea una cartera y se asigna a un miembro del equipo, este puede acceder a cualquier lugar allí existente, en cualquier momento, para realizar visitas de acuerdo con su trabajo en campo.

 

6. CONSTRUCCIÓN DE FORMULARIOS

El siguiente paso es fundamental para tu operación: la creación de un formulario, el cual puede personalizarse según las necesidades de tu negocio y la acción que esté en curso.

Puedes crear tantos formularios como desees y organizar cada uno de ellos con los ítems que orientarán el flujo de trabajo y las tareas a ser ejecutadas por tu equipo de campo.


PASO A PASO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE FORMULARIOS

Puedes crear y personalizar tantos formularios como desees en la sección “Gestionar Formularios”, haciendo clic en “añadir”.

En la pantalla que se abrirá, ingresa un nombre para el formulario, indica si es obligatorio y con qué frecuencia debe ser ejecutado (puede ser en todas las visitas, cada “X” visitas o solo en visitas en determinados días de la semana).

También debes indicar si el mismo formulario podrá ser respondido solo una vez o varias veces en cada visita.

Si es necesario, puedes crear filtros de lugares para que el formulario esté disponible solo en aquellos que cumplan con los criterios definidos. Este filtro puede basarse en el nombre del lugar, su área geográfica o su perfil.

También es posible, de manera opcional, crear un filtro por colaborador o grupo de colaboradores, en caso de que desees dirigir el formulario de esta forma.

 

7. CREACIÓN DE PREGUNTAS DE LOS FORMULARIOS

Para cada ítem del formulario, deberás definir el mejor "tipo de respuesta", pudiendo elegir formatos como texto, número, foto, firma, respuesta de elección múltiple y mucho más.

Además, idealmente, siempre que sea posible, puedes elegir "tipos de respuestas" cualitativas, como precio, stock, cuota de estantería, entre otros. Esto permitirá que los informes de información en el panel sean de aún mayor calidad.

 

PASO A PASO CREACIÓN DE PREGUNTAS DE FORMULARIOS

Cada pregunta en cada formulario creado se puede personalizar según el flujo de trabajo de su operación en campo y la planificación de tareas a realizar.

Elige uno de los formularios creados y haz clic en el icono de la columna de PREGUNTAS. Luego haz clic en AÑADIR.

En el cuadro con los TIPOS DE RESPUESTAS, es necesario seleccionar la que mejor se ajuste al ítem del formulario que se está creando.

Los TIPOS DE RESPUESTAS pueden ser más generales, como TEXTO, NÚMERO y PORCENTAJE, por ejemplo; o más cualitativos, como PRECIO, STOCK y CUOTA DE ESTANTERÍA. Siempre prefiera usar un TIPO DE RESPUESTA cualitativo, ya que esto permitirá la construcción de informes más inteligentes. Por ejemplo, si el ítem está relacionado con STOCK, seleccione el TIPO DE RESPUESTA STOCK, no CANTIDAD.

Para el uso de TIPOS DE RESPUESTA “LISTA SKU” y “LISTA MARCAS”, estos deben haber sido previamente registrados en la plataforma.

Después de elegir el TIPO DE RESPUESTA, se abrirá una nueva pantalla, donde será necesario insertar la descripción de la pregunta, como por ejemplo: “Tome una foto de la promoción”, además de otra información solicitada.

Dependiendo del TIPO DE RESPUESTA, puede vincular algún SKU a ella, definir una validación o adjuntar un archivo que aparecerá junto a la pregunta en la app del colaborador en campo.

Explore cada uno de los TIPOS DE RESPUESTA para poder seleccionar el que mejor se ajuste a cada pregunta de su formulario.

 

CONCLUSIÓN

Con los pasos dados anteriormente, ya es posible comenzar a utilizar rápidamente su plataforma. Por supuesto, algunas configuraciones adicionales aún podrán y deberán realizarse para que pueda aprovechar al máximo Team and Field. Si desea conocer más, solo acceda a CONFIGURACIÓN ADICIONAL para obtener más información.