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[EN] DASHBOARD DEMO
The Team and Field management dashboard is a fundamental ally for managers and back-office teams.
Managers have the ability to plan the workflow and determine the tasks to be carried out in field executions, in addition to having an intelligent view of performance and results achieved, obtaining insights and relevant information easily and securely.
The back-office team can monitor all the work carried out in the field in real time, connecting more easily with the front line, enhancing communication, and anticipating operational problems that may occur.
The following videos present the various areas of the management dashboard. You will see how easy it is to organize your operations and tasks, as well as customize the platform to meet your business's needs. Furthermore, you will discover its innovations and the intuitive way the dashboard is organized so that, through unique usability, we can offer the best experience for you.
INTRODUCTION TO THE DASHBOARD
The organization of the Team and Field dashboard has two areas that will always be present in all the dashboard screens. These are the sidebar menu and the top bar of the screen. The information contained in the center of the screen always varies according to the navigation performed.
On the left side of the dashboard is located the menu for managing the macro issues of your platform. There, it is possible to access a workspace, view and create Team and Field users, and make important general configurations of the management dashboard and the app.
On the right side of the top bar are icons that give access to the Help Center, the Message area, and User Data. On the left side of the top bar is the breadcrumb, which is a kind of index that shows on each page your current location, which can also be used as a shortcut in navigation.
Looking now at the information that appears in the central area of the Team and Field's home screen, it is possible to verify that it presents an overview of the field operation, and how it is organized.
This screen presented is particularly relevant in case your operation has more than one workspace, as it presents frames that allow a consolidated view of all of them, in addition to a listing with data on the number of collaborators, locations, and brands involved in the field executions of each workspace.
CREATING USERS
It is in the sidebar menu where you view and create users for the platform.
By accessing VIEW USERS, you have access to the current user listing, being able to add, edit, or delete users as needed.
To create a user, click on ADD. Then, just fill in the requested fields, inserting the name, mobile phone, and email of each new person on your team. Remember that this information will be important for them to have proper access to the platform.
You must also define on this screen which access each user will have. Whether access to the management panel, the app, or if they will have access to both.
Regardless of the type of access, each user will count as a license.
Do not forget to indicate if the user has reduced mobility, so that, if they perform external work, their portfolio contains only accessible locations.
When creating users, another possibility is to import them into the system.
For this, just click on "import" and follow the instructions, remembering that the files must be in CSV format.
There are just four steps: First, you select the file with the names. Then, you inform which data column should be considered. The system will then validate and start the import of data at your command. Upon completion, the result is displayed.
WORKSPACE SCREEN
The creation and use of workspaces are a way to organize operations in completely separate environments, being able to access all of them through a single user and password.
On the screen of a selected workspace, it is possible to view upper boxes, with numbers that give an overview of the operations allocated in that environment.
Through these frames, you quickly know the number of collaborators, locations, brands, and SKUs involved in a certain number of operations.
Below the frames, there are three important tabs.
The first is the OPERATIONS tab, where it is possible to access a listing of operations, with the status and other relevant data about each of them. From there, it is possible to select and access the operation of your interest.
In the next tab, you add and edit the LOCATIONS that can be allocated in any operations of this workspace. It is also here that you can define the characteristics by which the inputted locations can be qualified and filtered, customizing these criteria according to the operation of your business.
You can also, optionally, manage the SKUs with which you work – and even the competition's SKUs - without forgetting to insert the brands, product lines, and categories for their qualifications.
Returning to the first tab, in "ADD OPERATION," you must inform the name and type of operation that will be executed in the field.
If the operation is continuous, its start date must be informed. If the operation is temporary, in addition to the start date, its end date will also be requested.
Finally, the currency and country where the operation will occur must be informed.
In the next tab, it is crucial to pay attention so that the LOCATIONS are added correctly, so that the system functions adequately.
Besides the basic information referring to the name, address, and contacts of the location, it will be necessary to insert information about its characteristics, taking into account the zoning, profile, network/brand of your location.
These pieces of information are optional, and must be inputted in a totally customized way according to the needs and operation model of your business.
In LOCATIONS, it is also possible to define if the location is a key account and/or if it is strategic for your business.
In the "PRODUCTS" tab, you can add the SKUs with which you will work. It is from them that your team will be able to capture information such as stock, prices, rupture, among other information referring to each SKU.
In addition to informing whether the SKU is from your company or the competitor, it will still be necessary to register information related to the brand name, product line, and category.
A SKU could be, for example, from the "Hygiene and Cleaning" category, the "Soaps" product line, and the "Nivea" brand. Thus, its name could be something like "Nivea Lavender Bar Soap 85 grams."
OPERATION HOME SCREEN
Upon selecting and entering the screen of an Operation, the upper boxes inform the quantities of collaborators, locations, and cities involved on the day of the operation.
On the map, it is possible to follow the people and locations that are part of this operation. Here, you can use filters and legends to get a quick visualization of the day's situation.
Right below, various boxes present important indicators for your daily monitoring. There, information about the Team, Visits, Tasks, and Time used can be visualized.
In "collaborator status," you find the situation of each of them.
The "latest photos" show images captured in real-time at the visited locations.
And finally, the Timeline presents a general history of check-ins and check-outs made, movements, and completed forms.
Looking at the top menu of the "Operation Panel," it can be seen that it is divided according to three fundamental parts in the management of field executions: MANAGE, TRACK, AND ANALYZE.
MENU -> MANAGE
In "MANAGE," you create location portfolios, plan visits for your field team, and create forms for the various tasks to be executed. Here, you also share files and perform other settings related to the operation.
MANAGE PORTFOLIOS
In "MANAGE PORTFOLIO," it is possible to create portfolios of locations and define collaborators responsible for each of them.
Then, to add the locations to the created portfolio, just search for the portfolio in the listing and click on the icon referring to the locations.
You can then click on "add" to include locations in the portfolio one by one.
Another option is to import the locations in bulk. For this, click on "Import" and follow the four steps presented.
Remember that, at any time, you can reallocate a created portfolio to a new collaborator, which facilitates the turnover that usually occurs with field teams.
MANAGE VISITS
If the field team works with predetermined itineraries, it is necessary to access MANAGE VISITS.
To start, you must search for the name of the team member sought in the collaborator listing. By clicking on the visit column icon, a new screen opens, showing the visits already registered in this collaborator's agenda.
Then, click on "add visits," select the location to be visited, and define the visit frequency. If it is a weekly visit, choose on which day or days of the week it should be carried out.
Next, inform the start date of the visits, and if there is one, also inform the end date. Additionally, you can optionally inform the preferred time for the visit.
Once done, the scheduled visit will appear in the collaborator's visit calendar.
MANAGE FORMS
You can create and customize as many forms as you want in "Manage Forms," clicking on "add."
On the opened screen, inform a name for the form, indicate if it is mandatory, and what the frequency of its execution will be (which can be on all visits, every "X" visits, or only on visits on a certain day of the week).
You must also indicate whether the same form can be answered only once, or more than once on each visit.
If necessary, you can create location filters so that the form is made available only in locations that meet the defined criteria. This filter can be either the name of a location, its geographical area, or its profile.
Optionally, you can also create a filter by collaborator or group of collaborators, in case you want to direct the created form in that way.
MANAGE GROUPS OF COLLABORATORS
It is possible to create groups of collaborators in Team and Field.
Click on "Add" - within "Manage Group of Collaborators" – and go selecting the people who will be part of that group.
You can use the group of collaborators to direct a certain task only to that group, for example.
Or, you can filter some information using the created group.
MANAGE FILES
Team and Field allows you to upload files that can later be downloaded in the app of each field collaborator.
These files form a content library that will be used by your field team for the execution of their operations.
Each file can be a price table, a planogram, a manual, a promotional brochure, an incentive campaign, and much more.
To make them available, just click on "Add" within Manage Files, create a name for it, choose a category, and select the file from your computer.
MANAGE LISTS
You can create dynamic lists with dozens of items and define that a form response should search for one of the items in that created list.
In "Manage Lists," you must click on "Add," and choose a name for the list.
Once created, select the name of the list in the table and click on the icon in "items." A new screen will open, where you must include the items that are part of that list.
MENU -> TRACK
In "TRACK," you have the information you need to monitor in real-time the field executions of your business. Here, you quickly find detailed information about your team, visits made, locations visited, devices, and much more.
TRACK TIMELINE
On the timeline, which can be seen in "Track Timeline," the information appears in real-time at the moment it is collected in the field.
Every check-in or check-out made, the time and place where they were carried out appear on the timeline.
Every completed movement, the starting and ending locations are presented, as well as the time spent and the distance covered.
Similarly, every break's type and duration are informed (with start and end times).
Moreover, every saved form is presented on the timeline, with all its questions and collected answers, the responsible collaborator, and the place where it was made.
TRACK TEAM
On the initial screen of "Track Team," the "Day Overview" is presented, with relevant information for monitoring the field team.
In addition to viewing the team on the map, it is possible to quickly see information about the day's operation in the frames above.
They show the total number of field collaborators, indicating how many are actively working, how many have not yet started the day, when they reported absence, and how many are on break.
Below the map, more information about each of the collaborators is presented, with horizontal bars indicating the percentage of visits and forms already completed.
In the other tabs, it is possible to see reports of work journeys, absences, and breaks involving the collaborators acting in this operation.
TRACK MOVEMENTS
In "Track Movements," you can view information related to the movements made by the team on the day.
From the number of people in movement at that moment to the average time of the movements made and the total movement time of the entire field team.
In the report, it is possible to see details of each movement made by each collaborator, with the starting location, destination location, distance, and duration.
TRACK FORMS
In the panel in Track Forms, you can follow the progress of the filling of the forms by your field team.
The numbers in the boxes inform the number of forms already completed and the number of forms in progress.
Moreover, you can check information related to the time used in the executions of the tasks contained in the forms: the average time, the maximum time, minimum time, and the total time.
This time starts counting from when the form is opened until the moment it is saved in the app.
TRACK LOCATIONS
All the locations of the day have their information presented in "Track Locations."
In the "Day Overview" tab, locations appear both on the map and in the frames below, where information about the locations and the last visits made to each of them is presented. By clicking on each location, a new screen opens with more details.
In the "Registered in the Field" tab, it is possible to see the list of locations registered by the field team. This possibility of including a new location by the app user is only possible if the permission has been previously granted by the manager in the app settings.
MENU -> ANALYZE
In "ANALYZE," you have access to the information collected in the field through the forms that contain consolidated indicators and charts, in addition to a photo report with filters that facilitate their export.
ANALYZE FORMS
In the first tab in "Analyze Forms," it is possible to see a summary of the information collected and consolidated from each form worked on by the field team.
Each type of answer generates a type of presentation of the collected data.
The second tab presents a report of all the filled forms.
The third tab presents an even more detailed report, with all the answers to the questions of each form.
ANALYZE PHOTOS
The photos taken in the field can all be viewed in "Analyze Photos." Multiple photos appear in a carousel.
Each of the photos contains information about the location where it was taken, the responsible collaborator, and the form it refers to.
The manager can give from 1 to 5 stars to the photos, and can download each of them.
The photo report filter allows for a selection of them by various criteria.
After selecting the photos of interest, they can be exported directly to PowerPoint, facilitating the preparation of presentations.
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O painel gerencial do Team and Field é um aliado fundamental de gestores e equipes de backoffice.
Os gestores têm a possibilidade de planejar o fluxo de trabalho e determinar as tarefas a serem realizadas nas execuções de campo, além de terem uma visão inteligente da performance e dos resultados alcançados, obtendo insights e informações relevantes com facilidade e segurança.
A equipe de backoffice consegue monitorar todo o trabalho realizado em campo em tempo real, conectando-se mais facilmente com a linha de frente, aprimorando a comunicação e antecipando-se a problemas operacionais que possam ocorrer.
Os vídeos a seguir apresentam as diversas áreas do painel gerencial. Você vai ver como é fácil organizar suas operações e tarefas, assim como customizar a plataforma para as necessidades do seu negócio. Além disso, você vai conhecer suas inovações e a forma intuitiva com que o painel é organizado para que, através de uma usabilidade única, possamos oferecer a melhor experiência para você.
INTRODUÇÃO AO DASHBOARD
A organização do painel do Team and Field possui duas áreas que estarão sempre presentes em todas as telas do painel. São elas o menu lateral e a barra superior da tela. As informações contidas no centro da tela variam sempre de acordo com a navegação realizada.
Na lateral esquerda do painel, fica localizado o menu para gerenciamento das questões macro da sua plataforma. Nele, é possível acessar um workspace, visualizar e criar usuários do Team and Field e realizar importantes configurações gerais do painel gerencial e do aplicativo.
Na parte direita da barra superior se encontram ícones que dão acesso à Central de Ajuda, à área de Mensagens e aos Dados do Usuário. Na parte esquerda da barra superior está o bread crumb que é uma espécie de índice que mostra a cada página a sua localização atual, podendo também ser usado como atalho na navegação.
Olhando agora para as informações que aparecem na área central da tela inicial do Team and Field, é possível verificar que ela apresenta uma visão geral sobre a operação em campo, e como ela está organizada.
Essa tela apresentada é particularmente relevante no caso de sua operação possuir mais de um workspace, pois ela apresenta quadros que permitem uma visão consolidada de todos eles, além de uma listagem com dados sobre a quantidade de colaboradores, locais e marcas envolvidos nas execuções em campo de cada workspace.
CRIAÇÃO DE USUÁRIOS
É no menu lateral que você visualiza e cria usuários para a plataforma.
Acessando VER USUÁRIOS você tem acesso a listagem dos usuários atuais, podendo adicionar, editar ou excluir usuários conforme sua necessidade.
Para criar um usuário, clique em ADICIONAR. Em seguida é só preencher os campos solicitados, inserindo o nome, telefone celular e o e-mail de cada nova pessoa em sua equipe. Lembre-se que essas informações serão importantes para que eles tenham o devido acesso à plataforma.
Você deve definir, ainda nessa tela, qual acesso cada usuário terá. Se acesso ao painel gerencial, ao aplicativo, ou se ele terá acesso a ambos.
Independentemente do tipo de acesso, cada usuário contará como uma licença.
Não se esqueça de indicar se o usuário possui mobilidade reduzida, de modo que, caso ele realize trabalho externo, a sua carteira contenha apenas locais com acessibilidade.
Ao criar usuários, uma outra possibilidade é realizar a importação deles para o sistema.
Para isso, é só clicar em “importar” e seguir as orientações, lembrando que os arquivos devem estar no formato CSV.
São apenas quatro passos: Primeiro você seleciona o arquivo com os nomes. Em seguida, você informa qual a coluna de dados deve ser considerada. O sistema vai então validar e iniciar a importação dos dados ao seu comando. Ao finalizar, o resultado é apresentado.
TELA WORKSPACE
A criação e uso de workspaces é uma forma de organizar operaações em ambientes totalmente separados, podendo acessar todos eles através de um único usuário e senha.
Na tela de um workspace selecionado, é possível visualizar boxes superiores, com números que dão uma visão geral das operações alocadas naquele ambiente.
Através desses quadros, você sabe rapidamente qual a quantidade de colaboradores, locais, marcas e SKUs que estão envolvidos em uma certa quantidade de operações.
Logo abaixo dos quadros, existem três abas importantes.
A primeira delas é a aba de OPERAÇÕES, onde é possível ter acesso a uma listagem de operações, com o status e outros dados relevantes sobre cada uma delas. A partir dali é possível selecionar e acessar a operação de seu interesse.
Na aba ao lado, você adiciona e edita os LOCAIS que poderão ser alocados em quaisquer operações deste workspace. É aqui também que você pode definir as características pelas quais os locais imputados poderão ser qualificados e filtrados, customizando esses critérios de acordo com o funcionamento do seu negócio.
Você também pode, opcionalmente, gerenciar os SKUs com os quais trabalha – e até mesmo os SKUs da concorrência - sem esquecer de inserir as marcas, linhas de produto e categorias para as suas qualificações.
Voltando a primeira aba, em “ADICIONAR OPERAÇÃO”, você deve informar o nome e o tipo de operação que será executada em campo.
Caso a operação seja contínua, será necessário informar a sua data de início. Caso a operação seja temporária, além da data de início será solicitado também a sua data de término.
Por fim, deve ser informado a moeda e o país onde a operação ocorrerá.
Na aba ao lado, é fundamental ficar atento para que os LOCAIS sejam adicionados corretamente, de forma que o sistema funcione adequadamente.
Além das informações básicas referentes ao nome, endereço e contatos do local, será necessário inserir informações sobre as suas características, levando em conta o zoneamento, perfil, rede/bandeira do seu local.
Essas informações são opcionais, e devem ser imputadas de forma totalmente customizada de acordo com as necessidades e modelo de atuação do seu negócio.
Em LOCAIS, também é possível definir se o local é um key account e/ou se ele é estratégico para o seu negócio.
Na aba “PRODUTOS” você pode adicionar os SKUs com os quais você irá trabalhar. É a partir deles que a sua equipe poderá captar informações como estoque, preços, ruptura, entre outras informações referentes a cada SKU.
Além de informar se o SKU é da sua empresa ou do concorrente, será necessário ainda cadastrar informações relativas ao nome da marca, linha de produto e categoria.
Um SKU poderá ser, por exemplo, da categoria “Higiene e Limpeza”, da linha de produtos “Sabonetes” e da marca “Nivea”. Desta forma o seu nome poderá ser algo como “Sabonete em Barra Nívea Lavanda 85 gramas”.
TELA HOME DA OPERAÇÃO
Ao selecionar e entrar na tela de uma Operação, os boxes superiores informam as quantidades de colaboradores, locais e cidades envolvidas no dia da operação.
No mapa, é possível acompanhar as pessoas e locais que fazem parte desta operação. Aqui, você pode usar filtros e as legendas para ter uma rápida visualização da situação do dia.
Logo abaixo, diversos boxes apresentam indicadores importantes para o seu monitoramento diário. Ali podem ser visualizadas informações sobre a Equipe, as Visitas, as Tarefas e o Tempo utilizado.
Em “status de colaboradores”, você encontra a situação de cada um deles.
As “últimas fotos” mostram imagens capturadas em tempo real nos locais visitados.
E por fim, a Linha do Tempo apresenta um histórico geral dos check ins e check outs realizadas, dos deslocamentos e dos formulários finalizados.
Dando uma olhada no menu superior do “Painel da Operação”, pode se verificar que ele se divide de acordo com três partes fundamentais na gestão de execuções em campo: GERENCIE, ACOMPANHE E ANALISE.
MENU -> GERENCIE
Em “GERENCIE CARTEIRA” é possível criar carteiras de locais e definir colaboradores responsáveis por cada uma delas.
Depois, a fim de adicionais os locais à carteira criada, é só buscar a carteira na listagem e clicar no ícone referente aos locais.
Você pode, então, clicar em “adicionar” para incluir um a um os locais na carteira.
Outra opção é realizar a importação dos locais em lote. Para isso, clique em “Importar” e siga os quatro passos apresentados.
Lembre-se que, a qualquer momento, você poderá realocar uma carteira criada para um novo colaborador, o que facilita a rotatividade que geralmente ocorre com as equipes de campo.
Você pode criar e customizar quantos formulários quiser em “Gerencie Formulários”, clicando em “adicionar”.
Na tela aberta, informe um nome para o formulário, indique se ele é obrigatório e qual a frequência de sua execução (que pode em todas as visitas, a cada “X” visitas ou apenas nas visitas em determinado dia da semana).
Você também deve indicar se o mesmo formulário poderá ser respondido apenas uma, ou mais de uma vez em cada visita.
Caso haja necessidade, você pode criar filtros de locais para que o formulário seja disponibilizado apenas em locais que atendam aos critérios definidos. Esse filtro pode ser tanto o nome de um local quanto sua área geográfica ou seu perfil.
Também é possível, opcionalmente, criar um filtro por colaborador ou grupo de colaboradores, caso você queira direcionar o formulário criado dessa maneira.
GERENCIE GRUPOS DE COLABORADORES
É possível criar grupos de colaboradores no Team and Field.
Clique em “Adicionar” - dentro de “Gerencie Grupo de Colaboradores” – e vá selecionando as pessoas que farão parte desse grupo.
Você poderá usar o grupo de colaboradores para direcionar determinada tarefa apenas para esse grupo, por exemplo.
Ou ainda, você poderá filtrar algumas informações usando o grupo criado.
GERENCIE ARQUIVOS
O Team and Field permite que você suba arquivos que poderão, posteriormente, ser baixados no aplicativo de cada colaborador em campo.
Esses arquivos formam uma biblioteca de conteúdo que será utilizado pela sua equipe de campo para a execução de suas operações.
Cada arquivo pode ser uma tabela de preço, um planograma, um manual, um folheto promocional, uma campanha de incentivos e muito mais.
Para disponibilizá-los basta clicar em “Adicionar” dentro de Gerencie Arquivos, criar um nome para ele, escolher uma categoria e selecionar o arquivo do seu computador.
GERENCIE LISTAS
Você pode criar listas dinâmicas com dezenas de itens e definir que uma resposta do formulário deve buscar um dos itens dessa lista criada.
Em “Gerencie Listas” você deve clicar em “Adicionar”, e escolher um nome para a lista.
Uma vez criada, selecione o nome da lista na tabela e clique no ícone em “itens”. Será aberto uma nova tela, onde você deverá incluir os itens que fazem parte dessa lista.
MENU -> ACOMPANHE
Em “ACOMPANHE” você tem as informações que precisa para monitorar em tempo real as execuções em campo do seu negócio. Aqui você acha rapidamente informações detalhadas sobre sua equipe, visitas realizadas, locais visitados, dispositivos e muito mais.
ACOMPANHE LINHA DO TEMPO
Na linha do tempo, que pode ser vista em “Acompanhe Linha do Tempo”, as informações aparecem em tempo real no instante em que são coletadas em campo.
A cada check in ou check out realizado, o horário e local onde foram realizados aparecem na linha do tempo.
A cada deslocamento finalizado, os locais de partida e chegada são apresentados, assim como o tempo gasto e a distância percorrida.
Da mesma maneira, a cada intervalo são informados o tipo de intervalo e a sua duração (com horários de início e término).
Além disso, cada formulário salvo é apresentado na linha do tempo, com todas as suas perguntas e respostas coletadas, o colaborador responsável e o local onde ele foi feito.
ACOMPANHE EQUIPE
Na tela inicial de “Acompanhe Equipe” é apresentado o “Panorama do Dia”, com informações relevantes para o monitoramento da equipe de campo.
Além da visualização da equipe no mapa, é possível ver rapidamente informações sobre a operação do dia nos quadros logo acima.
Eles mostram a quantidade total de colaboradores em campo, indicando quantos estão efetivamente ativos, quantos ainda não iniciaram o dia, quando relataram ausência e quantos estão em intervalo.
Abaixo do mapa são apresentadas mais informações sobre cada um dos colaboradores, com barras horizontais indicando o percentual de visitas e formulários já realizados.
Nas demais abas, é possível ver relatórios de jornadas de trabalho, ausências e intervalos envolvendo os colaboradores que atuam nesta operação.
ACOMPANHE DESLOCAMENTOS
Em “Acompanhe Deslocamentos” você pode visualizar informações referentes aos deslocamentos realizados pela equipe no dia.
Desde a quantidade de pessoas em deslocamento naquele momento, até o tempo médio dos deslocamentos realizados e o tempo total de deslocamento de toda a equipe de campo.
No relatório é possível ver detalhes de cada deslocamento realizado por cada colaborador, com local de origem, local de destino, distância e duração.
ACOMPANHE FORMULÁRIOS
No painel em Acompanhe Formulários você pode acompanhar o andamento do preenchimento dos formulários por sua equipe de campo.
Os números nos boxes informam a quantidade de formulários já concluídos e a quantidade de formulários em andamento.
Além disso, você pode verificar informações relativas ao tempo utilizado nas execuções das tarefas contidas nos formulários: o tempo médio, o tempo máximo, mínimo e o tempo total.
Este tempo começa a contar desde quando o formulário é aberto, até o momento em que ele é salvo no aplicativo.
ACOMPANHE LOCAIS
Todos os locais do dia têm suas informações apresentadas em “Acompanhe Locais”.
Na aba “Panorama do Dia”, os locais aparecem tanto no mapa quanto nos quadros logo abaixo, onde são apresentadas informações sobre os locais e as últimas visitas realizadas em cada um deles. Ao se clicar em cada local, uma nova tela é aberta com mais detalhes.
Já na aba “Cadastrados em Campo” é possível ver a relação de locais cadastrados pela equipe de campo. Essa possibilidade de inclusão de um novo local pelo usuário do aplicativo só é possível caso a permissão tenha sido previamente concedida pelo gestor nas configurações do app.
MENU -> ANALISE
Em “ANALISE”, você tem acesso às informações coletadas em campo através dos formulários que contém indicadores e gráficos consolidados, além de um relatório de fotos com filtros que facilitam a sua exportação.
Na primeira aba em “Analise Formulários” é possível ver um resumo das informações coletadas e consolidadas de cada formulário trabalhado pela equipe em campo.
Cada tipo de resposta gera um tipo de apresentação do dado coletado.
A segunda aba apresenta um relatório de todos os formulários preenchidos.
A terceira aba apresenta um relatório ainda mais detalhado, com todas as respostas às perguntas de cada formulário.
ANALISE FOTOS
As fotos tiradas em campo podem ser todas visualizadas em “Analise Fotos”. Múltiplas fotos aparecem em um carrossel.
Cada uma das fotos contém informações sobre o local onde foi tirada, o colaborador responsável, e o formulário a que se refere.
O gestor pode dar de 1 a 5 estrelas para as fotos, e pode fazer o download de cada uma delas.
O filtro do relatório de fotos permite que se faça uma seleção delas por diversos critérios.
Após selecionar as fotos que interessam, elas podem ser exportadas diretamente para o power point, facilitando a preparação de apresentações.
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Los gerentes tienen la posibilidad de planificar el flujo de trabajo y determinar las tareas a realizar en las ejecuciones de campo, además de tener una visión inteligente del rendimiento y los resultados alcanzados, obteniendo insights e información relevante fácilmente y de forma segura.
El equipo de backoffice puede monitorear todo el trabajo realizado en el campo en tiempo real, conectándose más fácilmente con la línea frontal, mejorando la comunicación y anticipándose a problemas operativos que puedan ocurrir.
Los siguientes videos presentan las diversas áreas del tablero de gestión. Verás lo fácil que es organizar tus operaciones y tareas, así como personalizar la plataforma para las necesidades de tu negocio. Además, descubrirás sus innovaciones y la forma intuitiva en que el tablero está organizado para que, a través de una usabilidad única, podamos ofrecerte la mejor experiencia.
INTRODUCCIÓN AL TABLERO
La organización del tablero de Team and Field tiene dos áreas que siempre estarán presentes en todas las pantallas del tablero. Estas son el menú lateral y la barra superior de la pantalla. La información contenida en el centro de la pantalla siempre varía según la navegación realizada.
En el lado izquierdo del tablero se encuentra el menú para gestionar los temas macro de tu plataforma. Allí, es posible acceder a un espacio de trabajo, ver y crear usuarios de Team and Field y realizar configuraciones generales importantes del tablero de gestión y la aplicación.
En el lado derecho de la barra superior se encuentran iconos que dan acceso al Centro de Ayuda, al área de Mensajes y a los Datos del Usuario. En el lado izquierdo de la barra superior está el breadcrumb, que es una especie de índice que muestra en cada página tu ubicación actual, que también puede usarse como un atajo en la navegación.
Mirando ahora la información que aparece en el área central de la pantalla de inicio de Team and Field, es posible verificar que presenta una visión general de la operación en el campo y cómo está organizada.
Esta pantalla presentada es particularmente relevante en caso de que tu operación tenga más de un espacio de trabajo, ya que presenta marcos que permiten una visión consolidada de todos ellos, además de un listado con datos sobre el número de colaboradores, ubicaciones y marcas involucradas en las ejecuciones de campo de cada espacio de trabajo.
CREACIÓN DE USUARIOS
Es en el menú lateral donde visualizas y creas usuarios para la plataforma.
Accediendo a VER USUARIOS tienes acceso al listado de usuarios actuales, pudiendo agregar, editar o eliminar usuarios según sea necesario.
Para crear un usuario, haz clic en AGREGAR. Luego, solo llena los campos solicitados, insertando el nombre, teléfono móvil y correo electrónico de cada nueva persona en tu equipo. Recuerda que esta información será importante para que tengan el acceso adecuado a la plataforma.
También debes definir en esta pantalla qué acceso tendrá cada usuario. Si acceso al panel de gestión, a la aplicación, o si tendrán acceso a ambos.
Independientemente del tipo de acceso, cada usuario contará como una licencia.
No olvides indicar si el usuario tiene movilidad reducida, para que, si realiza trabajo externo, su cartera contenga solo lugares accesibles.
Al crear usuarios, otra posibilidad es importarlos al sistema.
Para ello, solo haz clic en "importar" y sigue las instrucciones, recordando que los archivos deben estar en formato CSV.
Son solo cuatro pasos: Primero seleccionas el archivo con los nombres. Luego, informas qué columna de datos debe considerarse. El sistema validará y comenzará la importación de datos a tu mando. Al finalizar, se presenta el resultado.
PANTALLA DE ESPACIO DE TRABAJO
La creación y uso de espacios de trabajo son una forma de organizar operaciones en entornos completamente separados, pudiendo acceder a todos ellos mediante un único usuario y contraseña.
En la pantalla de un espacio de trabajo seleccionado, es posible ver cajas superiores, con números que dan una visión general de las operaciones asignadas en ese entorno.
A través de estos marcos, rápidamente sabes la cantidad de colaboradores, ubicaciones, marcas y SKU que están involucrados en cierta cantidad de operaciones.
Debajo de los marcos, hay tres pestañas importantes.
La primera es la pestaña de OPERACIONES, donde es posible acceder a un listado de operaciones, con el estado y otros datos relevantes sobre cada una de ellas. Desde allí, es posible seleccionar y acceder a la operación de tu interés.
En la pestaña al lado, agregas y editas las UBICACIONES que pueden ser asignadas en cualquier operación de este espacio de trabajo. También es aquí donde puedes definir las características por las cuales las ubicaciones ingresadas pueden ser calificadas y filtradas, personalizando estos criterios según la operación de tu negocio.
También puedes, opcionalmente, gestionar los SKU con los que trabajas, y hasta los SKU de la competencia, sin olvidar insertar las marcas, líneas de producto y categorías para sus calificaciones.
Volviendo a la primera pestaña, en "AGREGAR OPERACIÓN", debes informar el nombre y tipo de operación que se ejecutará en el campo.
Si la operación es continua, se debe informar su fecha de inicio. Si la operación es temporal, además de la fecha de inicio, también se solicitará su fecha de término.
Finalmente, se debe informar la moneda y el país donde ocurrirá la operación.
En la pestaña al lado, es crucial prestar atención para que las UBICACIONES se agreguen correctamente, para que el sistema funcione adecuadamente.
Además de la información básica referente al nombre, dirección y contactos de la ubicación, será necesario insertar información sobre sus características, teniendo en cuenta el zonificación, perfil, red/marca de tu ubicación.
Estos datos son opcionales y deben ser ingresados de forma totalmente personalizada según las necesidades y el modelo de operación de tu negocio.
En UBICACIONES, también es posible definir si la ubicación es una cuenta clave y/o si es estratégica para tu negocio.
En la pestaña "PRODUCTOS", puedes agregar los SKU con los que trabajarás. Es a partir de ellos que tu equipo podrá capturar información como stock, precios, ruptura, entre otra información referente a cada SKU.
Además de informar si el SKU es de tu empresa o del competidor, aún será necesario registrar información relacionada con el nombre de la marca, línea de producto y categoría.
Un SKU podría ser, por ejemplo, de la categoría "Higiene y Limpieza", de la línea de productos "Jabones" y de la marca "Nivea". De esta manera, su nombre podría ser algo como "Jabón en Barra Nivea Lavanda 85 gramos".
PANTALLA INICIAL DE LA OPERACIÓN
Al seleccionar y entrar en la pantalla de una Operación, las cajas superiores informan las cantidades de colaboradores, ubicaciones y ciudades involucradas en el día de la operación.
En el mapa, es posible seguir a las personas y ubicaciones que son parte de esta operación. Aquí, puedes usar filtros y leyendas para obtener una rápida visualización de la situación del día.
Justo debajo, varias cajas presentan indicadores importantes para tu monitoreo diario. Allí, se pueden visualizar información sobre el Equipo, las Visitas, las Tareas y el Tiempo utilizado.
En "estado de colaboradores", encuentras la situación de cada uno de ellos.
Las "últimas fotos" muestran imágenes capturadas en tiempo real en los lugares visitados.
Y finalmente, la Línea de Tiempo presenta un historial general de los check-ins y check-outs realizados, los desplazamientos y los formularios completados.
Echando un vistazo al menú superior del "Panel de la Operación", se puede ver que se divide según tres partes fundamentales en la gestión de ejecuciones en el campo: GESTIONAR, SEGUIR Y ANALIZAR.
MENÚ -> GESTIONAR
En "GESTIONAR" creas las carteras de ubicaciones, planificas las visitas para tu equipo de campo y creas los formularios para las diversas tareas a ser ejecutadas. Aquí también compartes archivos y realizas otras configuraciones relacionadas con la operación.
GESTIONAR CARTERAS
En "GESTIONAR CARTERA" es posible crear carteras de ubicaciones y definir colaboradores responsables por cada una de ellas.
Luego, para añadir las ubicaciones a la cartera creada, solo busca la cartera en el listado y haz clic en el icono referente a las ubicaciones.
Puedes entonces hacer clic en "añadir" para incluir ubicaciones en la cartera una por una.
Otra opción es realizar la importación de las ubicaciones en lote. Para ello, haz clic en "Importar" y sigue los cuatro pasos presentados.
Recuerda que, en cualquier momento, puedes reasignar una cartera creada a un nuevo colaborador, lo que facilita la rotación que suele ocurrir con los equipos de campo.
Si el equipo de campo trabaja con itinerarios predeterminados, es necesario acceder a GESTIONAR VISITAS.
Para comenzar, debes buscar el nombre del miembro del equipo buscado en el listado de colaboradores. Al hacer clic en el icono de la columna de visitas, se abre una nueva pantalla, mostrando las visitas ya registradas en la agenda de este colaborador.
Luego, haz clic en "añadir visitas", selecciona el lugar a ser visitado y define la frecuencia de la visita. Si es una visita semanal, elige en qué día o días de la semana se realizará.
A continuación, informa la fecha de inicio de las visitas, y si hay una, informa también la fecha final. Además, puedes opcionalmente informar la hora preferente para la visita.
Una vez hecho, la visita programada aparecerá en el calendario de visitas del colaborador.
GESTIONAR FORMULARIOS
Puedes crear y personalizar tantos formularios como quieras en "Gestionar Formularios", haciendo clic en "añadir".
En la pantalla abierta, informa un nombre para el formulario, indica si es obligatorio y cuál será la frecuencia de su ejecución (que puede ser en todas las visitas, cada "X" visitas o solo en las visitas en un día determinado de la semana).
También debes indicar si el mismo formulario puede ser respondido solo una vez, o más de una vez en cada visita.
Si es necesario, puedes crear filtros de ubicaciones para que el formulario esté disponible solo en ubicaciones que cumplan con los criterios definidos. Este filtro puede ser tanto el nombre de una ubicación, su área geográfica o su perfil.
Opcionalmente, también puedes crear un filtro por colaborador o grupo de colaboradores, en caso de que quieras dirigir el formulario creado de esa manera.
GESTIONAR GRUPOS DE COLABORADORES
Es posible crear grupos de colaboradores en Team and Field.
Haz clic en "Añadir" - dentro de "Gestionar Grupo de Colaboradores" – y ve seleccionando a las personas que formarán parte de ese grupo.
Puedes usar el grupo de colaboradores para dirigir una tarea determinada solo a ese grupo, por ejemplo.
O, puedes filtrar alguna información usando el grupo creado.
GESTIONAR ARCHIVOS
Team and Field te permite subir archivos que luego pueden ser descargados en la aplicación de cada colaborador de campo.
Estos archivos forman una biblioteca de contenido que será utilizada por tu equipo de campo para la ejecución de sus operaciones.
Cada archivo puede ser una tabla de precios, un planograma, un manual, un folleto promocional, una campaña de incentivos y mucho más.
Para hacerlos disponibles, solo haz clic en "Añadir" dentro de Gestionar Archivos, crea un nombre para él, elige una categoría y selecciona el archivo de tu computadora.
GESTIONAR LISTAS
Puedes crear listas dinámicas con decenas de ítems y definir que una respuesta del formulario debe buscar uno de los ítems de esa lista creada.
En "Gestionar Listas", debes hacer clic en "Añadir", y elegir un nombre para la lista.
Una vez creada, selecciona el nombre de la lista en la tabla y haz clic en el icono en "ítems". Se abrirá una nueva pantalla, donde debes incluir los ítems que forman parte de esa lista.
MENÚ -> SEGUIR
En "SEGUIR" tienes la información que necesitas para monitorear en tiempo real las ejecuciones en el campo de tu negocio. Aquí encuentras rápidamente información detallada sobre tu equipo, visitas realizadas, ubicaciones visitadas, dispositivos y mucho más.
SEGUIR LÍNEA DE TIEMPO
En la línea de tiempo, que se puede ver en "Seguir Línea de Tiempo", la información aparece en tiempo real en el momento en que se recopila en el campo.
Cada check-in o check-out realizado, la hora y el lugar donde se llevaron a cabo aparecen en la línea de tiempo.
Cada movimiento completado, los lugares de inicio y fin se presentan, así como el tiempo gastado y la distancia recorrida.
De igual manera, cada intervalo se informan el tipo de intervalo y su duración (con horarios de inicio y fin).
Además, cada formulario guardado se presenta en la línea de tiempo, con todas sus preguntas y respuestas recopiladas, el colaborador responsable y el lugar donde se hizo.
SEGUIR EQUIPO
En la pantalla inicial de "Seguir Equipo", se presenta el "Panorama del Día", con información relevante para el monitoreo del equipo de campo.
Además de la visualización del equipo en el mapa, es posible ver rápidamente información sobre la operación del día en los marcos arriba.
Muestran el número total de colaboradores en campo, indicando cuántos están activamente trabajando, cuántos aún no han comenzado el día, cuándo reportaron ausencia y cuántos están en descanso.
Debajo del mapa, se presenta más información sobre cada uno de los colaboradores, con barras horizontales indicando el porcentaje de visitas y formularios ya completados.
En las otras pestañas, es posible ver informes de jornadas laborales, ausencias y descansos que involucran a los colaboradores actuando en esta operación.
SEGUIR DESPLAZAMIENTOS
En "Seguir Desplazamientos", puedes ver información relacionada con los desplazamientos realizados por el equipo en el día.
Desde el número de personas en desplazamiento en ese momento hasta el tiempo promedio de los desplazamientos realizados y el tiempo total de desplazamiento de todo el equipo de campo.
En el informe, es posible ver detalles de cada desplazamiento realizado por cada colaborador, con el lugar de origen, lugar de destino, distancia y duración.
SEGUIR FORMULARIOS
En el panel en Seguir Formularios, puedes seguir el progreso del llenado de los formularios por tu equipo de campo.
Los números en las cajas informan la cantidad de formularios ya completados y la cantidad de formularios en proceso.
Además, puedes verificar información relacionada con el tiempo utilizado en las ejecuciones de las tareas contenidas en los formularios: el tiempo promedio, el tiempo máximo, mínimo y el tiempo total.
Este tiempo comienza a contar desde que se abre el formulario hasta el momento en que se guarda en la aplicación.
SEGUIR UBICACIONES
Todas las ubicaciones del día tienen su información presentada en "Seguir Ubicaciones."
En la pestaña "Panorama del Día", las ubicaciones aparecen tanto en el mapa como en los marcos debajo, donde se presentan informaciones sobre las ubicaciones y las últimas visitas realizadas en cada una de ellas. Al hacer clic en cada ubicación, se abre una nueva pantalla con más detalles.
En la pestaña "Registrados en Campo" es posible ver la relación de ubicaciones registradas por el equipo de campo. Esta posibilidad de incluir una nueva ubicación por el usuario de la aplicación solo es posible si el permiso ha sido previamente ot orgado por el gestor en las configuraciones de la app.
MENÚ -> ANALIZAR
En "ANALIZAR", tienes acceso a la información recopilada en el campo a través de los formularios que contienen indicadores y gráficos consolidados, además de un informe de fotos con filtros que facilitan su exportación.
ANALIZAR FORMULARIOS
En la primera pestaña en "Analizar Formularios", es posible ver un resumen de la información recopilada y consolidada de cada formulario trabajado por el equipo en campo.
Cada tipo de respuesta genera un tipo de presentación del dato recopilado.
La segunda pestaña presenta un informe de todos los formularios llenados.
La tercera pestaña presenta un informe aún más detallado, con todas las respuestas a las preguntas de cada formulario.
ANALIZAR FOTOS
Las fotos tomadas en campo pueden ser todas visualizadas en "Analizar Fotos." Múltiples fotos aparecen en un carrusel.
Cada una de las fotos contiene información sobre el lugar donde fue tomada, el colaborador responsable y el formulario al que se refiere.
El gestor puede dar de 1 a 5 estrellas a las fotos, y puede descargar cada una de ellas.
El filtro del informe de fotos permite hacer una selección de ellas por diversos criterios.
Tras seleccionar las fotos de interés, se pueden exportar directamente a PowerPoint, facilitando la preparación de presentaciones.
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